E-Invoice Generate कैसे करें? Easy & Complete – 2026 Guide

E-Invoice Generate करने की प्रक्रिया अब पहले से कहीं ज्यादा आसान हो चुकी है। GST के तहत व्यापारियों के लिए E-Invoice generate करना धीरे-धीरे अनिवार्य होता जा रहा है। सरकार ने E-Invoicing system को और ज्यादा streamlined और user-friendly बना दिया है, जिससे invoice generation के लिए कई आसान, fast और online methods उपलब्ध हो चुके हैं।

आज के समय में E-Invoice कैसे Generate करें, इसके लिए कौन-कौन से तरीके उपलब्ध हैं—इन सभी सवालों के जवाब हम इस लेख में आसान हिंदी भाषा में, step-by-step तरीके से विस्तार से समझेंगे।

E-Invoice क्या है? (What is E-Invoice)

E-Invoice का पूरा नाम Electronic Invoice है। यह GST के तहत बनाया गया एक digital invoicing system है, जिसमें B2B transactions से जुड़ी invoices को Invoice Registration Portal (IRP) पर electronically upload किया जाता है।
IRP portal invoice को validate करने के बाद एक IRN (Invoice Reference Number) और QR Code generate करता है।
IRN और QR Code generate होने के बाद ही invoice legally valid मानी जाती है।

E-Invoice Generate के Methods कितने हैं?

भारत में E-Invoice Generate करने के कुल 4 मुख्य methods उपलब्ध हैं। सरकार ने business size और invoice volume को ध्यान में रखते हुए ये अलग-अलग methods लागू किए हैं, ताकि small, medium और large सभी प्रकार के व्यापारियों के लिए E-Invoice generate करना आसान और practical बन सके।

भारत में E-Invoice Generate करने के 4 प्रमुख तरीके इस प्रकार हैं:

1. IRP Portal (Invoice Registration Portal) के माध्यम से
2. API Integration (ERP / Accounting Software से)
3. Offline Tool / Bulk Generation Tool
4. GST Suvidha Provider (GSP) के माध्यम से

1) IRP Portal के माध्यम से E-Invoice Online Generate करने का तरीका

IRP Portal (Invoice Registration Portal) सरकार द्वारा शुरू किया गया एक official platform है, जिसके माध्यम से आप manually single E-Invoice generate कर सकते हैं।
यह method खासतौर पर small businesses और occasional B2B suppliers के लिए सबसे अधिक suitable और easy माना जाता है।

Step No. – Step Title	Process Details
Step 1 – IRP Portal पर Login करें	सबसे पहले IRP Portal पर जाएँ: https://einvoice1.gst.gov.in अपना GSTIN और Username/Password डालकर login करें।
Step 2 – E-Invoice Section चुनें	Login के बाद ‘Generate Invoice’ या ‘Prepare Invoice’ option चुनें। यह section आपको manual invoice entry के लिए redirect करेगा।
Step 3 – Invoice Details भरें	IRP Portal पर नीचे दिए गए details fill करें: • Invoice Number & Date • Supplier Details (Name, GSTIN, Address) • Recipient Details (Name, GSTIN, Address) • Item Details (HSN Code, Description, Quantity, Rate, Taxable Value) • Tax Details (CGST, SGST, IGST, Cess) • Additional Info (Discount, Freight, Reverse Charge – अगर applicable हो) सभी details सही भरना जरूरी है, क्योंकि portal validation के बाद ही IRN generate करता है।
Step 4 – Invoice Submit करें	सभी details भरने के बाद ‘Submit’ button पर click करें।IRP Portal invoice को validate करेगा।
Step 5 – IRN और QR Code Generate	Successful validation के बाद portal generate करता है: • IRN (Invoice Reference Number) • QR Code • JSON File (Digital Copy)ये invoice को official और legally valid बनाते हैं।
Step 6 – Invoice Download & Save करें	IRP Portal से PDF और JSON file download करें। • PDF copy client/recipient को भेजें • JSON copy future GST compliance & audit के लिए सुरक्षित रखें
Step 7 – Further Compliance (Optional)	E-Invoice generate होने के बाद data GST Return और E-Way Bill के लिए auto-populate किया जा सकता है।

नोट:

• IRP Portal का method small scale businesses केलिए ideal है
• अगर आपको multiple invoices generate करने हैं, तो Offline Tool या API Integration बेहतर रहेगा

2) API Integration (ERP / Accounting Software से E-Invoice Generate करना)

API Integration method बड़े व्यापारियों और enterprises के लिए सबसे अधिक उपयुक्त है, जो high-volume B2B invoices generate करते हैं।
इस method में आपका ERP या Accounting Software सीधे IRP (Invoice Registration Portal) से integrate हो जाता है, जिससे E-Invoices automatically और real-time में generate होते हैं।

Step	Process Details
Step 1: API Setup और Registration	• अपने ERP / Accounting Software provider से E-Invoice API integration की जानकारी लें। • IRP Portal से API Credentials प्राप्त करें (Username, Password, Client ID, Client Secret)। • इन credentials को software में integrate करें। API credentials के जरिए software securely IRP Portal से communicate करता है।
Step 2: Invoice Details Prepare करना	• ERP/Accounting Software में invoices create करें। • Software automatically सभी mandatory invoice fields prepare करता है: – Supplier & Recipient Details (GSTIN, Name, Address) – Item Details (HSN Code, Quantity, Price, Tax Details)– Invoice Number & Date – Additional Info (Discount, Freight, Reverse Charge आदि)
Step 3: API Call के माध्यम से Invoice Submit करना	• ERP Software IRP API end point को call करता है। • Invoice data JSON format में IRP Portal को भेजा जाता है। • IRP Portal data को validate करके response भेजता है।
Step 4: IRN और QR Code Generate	Validation के बाद IRP generate करता है: • IRN (Invoice Reference Number) • QR Code • JSON File ERP Software response receive करके invoice को automatically update कर देता है।अब invoice officially valid और GST compliant बन जाता है।
Step 5: Auto Compliance और Reporting	• ERP Software IRN और QR Code को invoice में auto-attach कर देता है। • Data GSTR-1 और E-Way Bill में auto-populate हो सकता है। High-volume invoices के लिए यह method time-saving और error-free है।
Step 6: Records Save और Backup	• JSON और PDF copies software में securely store होती हैं। • Future audit और GST compliance के लिए records सुरक्षित रखें।

 नोट:

• API Integration medium और large scale enterprises के लिए ideal है
• यह method fast, automated, और human error-free है
• IRP Portal से directly submit करने की जरूरत नहीं पड़ती

3) Offline Tool / Bulk Generation Tool से E-Invoice Generate करना

Offline Tool या Bulk Generation Tool method उन व्यापारियों के लिए सबसे अधिक उपयुक्त है, जो एक साथ multiple E-Invoices generate करना चाहते हैं।
यह method small और medium businesses के लिए manual entry की तुलना में ज्यादा time-saving, efficient और convenient साबित होता है।

Step	Process Details
Step 1: Offline Tool Download करना	IRP Portal से official Offline Tool / Bulk Generation Tool download करें: https://einvoice1.gst.gov.in यह tool Excel-based utility या standalone software के रूप में available होता है।
Step 2: Invoice Details Prepare करना	Tool में दिए गए Excel Template को fill करें और mandatory fields भरें: • Invoice Number & Invoice Date • Supplier Details (Name, GSTIN, Address) • Recipient Details (Name, GSTIN, Address) • Item Details (HSN Code, Description, Quantity, Unit Price) • Tax Details (CGST, SGST, IGST, Cess) • Additional Info (Discounts, Freight, Reverse Charge) ध्यान दें: सभी details सही और complete होनी चाहिए, वरना IRP validation fail हो सकता है।
Step 3: JSON File Generate करना	Excel template complete करने के बाद Offline Tool automatically JSON file generate करता है। यह JSON file IRP Portal पर upload करने के लिए ready होती है।
Step 4: IRP Portal पर JSON Upload करना	IRP Portal पर login करें और Bulk Upload / Upload JSON option चुनें। Offline Tool से generated JSON file upload करें।IRP Portal data को validate करता है और सभी invoices के लिए IRN और QR Code generate करता है।
Step 5: IRN और QR Code Download करना	Validation के बाद portal हर invoice के लिए generate करता है: • IRN (Invoice Reference Number) • QR Code• PDF और JSON Copy • PDF copy client को भेज सकते हैं • JSON copy future GST compliance और audit के लिए save करें
Step 6: Further Compliance	Generated E-Invoices का data GSTR-1 और E-Way Bill में use किया जा सकता है। यह method high-volume invoices के लिए सबसे best और efficient माना जाता है।

नोट:

• Offline Tool method medium scale businesses के लिए ideal है
• यह manual entry की तुलना में faster और organized है

4) GST Suvidha Provider (GSP) के माध्यम से E-Invoice Generate करना

GST Suvidha Provider (GSP) वे authorized third-party service providers होते हैं, जो व्यापारियों को IRP (Invoice Registration Portal) से सीधे connect करके E-Invoice generate करने की सुविधा देते हैं।
यह method large enterprises और high-volume B2B suppliers के लिए सबसे convenient, fast और error-free माना जाता है।

Step	Process Details
Step 1: GSP Select और Registration	• सबसे पहले authorized GSP choose करें। • GSP की official website पर registration करें और अपना GSTIN submit करें। • GSP से API credentials प्राप्त करें, जिससे आपका business secure तरीके से IRP Portal से connect हो सके।
Step 2: Invoice Details Prepare करना	• GSP portal या integrated accounting/ERP software में invoice create करें। • Mandatory invoice fields fill करें: – Supplier Details (GSTIN, Name, Address) – Recipient Details (GSTIN, Name, Address) – Item Details (HSN Code, Description, Quantity, Unit Price) – Tax Details (CGST, SGST, IGST, Cess) – Additional Info (Discounts, Freight, Reverse Charge) GSP platforms अक्सर bulk upload और Excel template options भी provide करते हैं।
Step 3: Invoice Submit करना	• GSP portal invoice data को automatically IRP Portal पर भेज देता है। • IRP data को validate करता है और response वापस GSP portal को भेजता है।
Step 4: IRN और QR Code Generate	IRP validation के बाद GSP portal invoice के लिए generate करता है: • IRN (Invoice Reference Number) • QR Code • JSON और PDF Copyआप GSP portal से invoice को download, print और share कर सकते हैं।
Step 5: Auto Compliance और Reporting	• Generated invoices का data GSTR-1 और E-Way Bill में auto-populate किया जा सकता है। • GSP platform invoices का backup और audit trail भी maintain करता है। Large-volume invoices के लिए यह method fast, automated और error-free होता है।
Step 6: Benefits of GSP Method	• High-volume invoices के लिए time-saving • Automatic validation और IRN generation • Bulk upload, API integration और real-time GST compliance • Future audit और GST return filing में आसानी

नोट:

• GSP method large scale enterprises के लिए ideal है
• यह method manual errors कम करता है और compliance को fully automated बनाता है
• API Integration की तरह यह भी IRP Portal से connected रहता है, लेकिन third-party provider के माध्यम से

E-Invoice Generation Methods – Comparison Table

Criteria	IRP Portal (Manual)	Offline Tool / Bulk Upload	API Integration (ERP)	GSP (GST Suvidha Provider)
Best For	Small Businesses	Medium Businesses	Medium–Large Businesses	Large Businesses
Invoice Volume	Low (1–10/day)	Medium to High	High	Very High
Automation Level	Manual	Semi-Automated	Fully Automated	Fully Automated
Technical Requirement	Very Low	Low–Medium	High	Medium
Invoice Creation	IRP Portal पर manually	Excel template से	ERP/Accounting software से	GSP Portal / Integrated software से
IRN Generation	Manual submit के बाद	JSON upload के बाद	Real-time API response	Auto via GSP
Bulk Invoice Support	No	Yes	Yes	Yes
GST Return Integration	Limited	Partial	Full Auto-populate	Full Auto-populate
Key Advantages	Free, easy, no software	Excel-based, bulk upload	Fast, real-time, error-free	One-stop GST compliance
Limitations	Time-consuming	JSON upload required	Setup cost & technical	Paid service, dependency
Overall Suitability	Occasional invoices	Bulk but offline work	High automation needed	Large-scale operations

कौन-सा Method चुनना चाहिए?

E-Invoice Generate करने के लिए सही method का चुनाव आपके business size, invoice volume और technical setup पर depend करता है। नीचे इसे आसान भाषा में समझाया गया है:

Business Type / Requirement	Recommended Method
Small business / Low volume	IRP Portal
Large business / ERP setup	API Integration
Medium business / Bulk invoices	Offline Tool / Bulk Generation
Large business / High volume / Automation	GSP

Conclusion (निष्कर्ष)

आज के digital GST युग में, E-Invoice generate करना हर eligible business के लिए अनिवार्य हो गया है।
सही method चुनने से न केवल time की बचत होती है, बल्कि errors कम होते हैं और GST compliance भी आसान हो जाती है।

आपके business size, invoice volume और technical setup यह निर्धारित करते हैं कि कौन-सा E-Invoice generation method आपके लिए सबसे उपयुक्त रहेगा।
सही method अपनाकर आप IRN generation, QR Code validation और overall GST compliance को आसानी से manage कर सकते हैं।

Tip: चाहे आप कोई भी method चुनें, हमेशा invoice details सही तरीके से भरें और IRP validation सुनिश्चित करें, ताकि आपके E-Invoices legally valid और पूरी तरह GST compliant रहें।

Frequently Asked Questions (FAQs)